Team Assistant

Brand Masters ist ein dynamisch wachsendes Unternehmen mit internationaler Ausrichtung. Aufgrund dieses Wachstums suchen wir für unser Büro in Hamburg eine Team Assistant, die unsere  lokale Business Unit unterstützt.

In dieser Rolle leistest du einen entscheidenden Beitrag dazu, dass das Managementteam sein volles Potenzial entfalten kann. Du entlastest vorausschauend, arbeitest lösungsorientiert und behältst auch in einem hektischen Arbeitsumfeld stets den Überblick.

Suchst du Inspiration in einem neuen Arbeitsumfeld? Dann ist dies deine Chance. Wir bieten dir den Raum, diese neue Position aktiv mitzugestalten – gemeinsam mit dem Managementteam und auf Basis deiner Expertise.

Deine Rolle als Team Assistant

Als Team Assistant bist du eine zentrale Schnittstelle innerhalb unseres Teams und unterstützt das Management und die Fachabteilungen bei einer Vielzahl organisatorischer und administrativer Aufgaben. Du berichtest direkt an Geschäftsführung und sorgst dafür, dass das Managementteam so effizient wie möglich arbeiten kann. Dabei erwartet dich ein Arbeitsumfeld, das von Leidenschaft, Zusammenarbeit und internationalem Wachstum geprägt ist.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Fachabteilungen in der Abarbeitung operativer Prozesse (Sales Operation, Buying)

• Vorbereitende Buchhaltung, wie das strukturierte Sammeln, Prüfen und Aufbereiten von Belegen und Unterlagen zur Weitergabe an die Buchhaltung bzw. den Steuerberater

• Office Management: Koordination von Post, Bürobedarf, Ablagen und Pantry Organisation

• Übernahme der Ersthelfer – und Brandschutz Funktion, Zertifikate in diesem Bereich sind vorteilhaft

• Vorausschauende Planung und Verwaltung der Kalender des Managementteams, einschließlich der Organisation von Meetings, Managementbesprechungen und weiteren Abstimmungen

• Teilnahme an Management-Meetings inkl. Protokollführung, Dokumentation von Entscheidungen und Maßnahmen sowie konsequente Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen

• Unterstützung bei der Organisation verschiedener Aktivitäten und kleiner Events, in enger Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen

• Koordination von Geschäftsreisen (Flüge, Unterkünfte, Transport) für Management, Staff und Commercial Teams – effizient und bedarfsgerecht

• Flexible Unterstützung bei unterschiedlichen, meist kurzfristigen Projekten, bei denen deine Fähigkeiten und Erfahrung gefragt sind

Das bieten wir dir

• Eine Position ab mindestens 30 Stunden pro Woche; Verfügbarkeit freitags ist erforderlich

• Flexible Arbeitszeiten zwischen 7:30 und 18:00 Uhr (nach Absprache)

• Viel Gestaltungsfreiheit und die Möglichkeit, mit dem Unternehmen zu wachsen

• Hohe Eigenverantwortung, Abwechslung und anspruchsvolle Aufgaben

• Leistungsabhängiger Bonus

• Attraktive zusätzliche Arbeitsbedingungen

Dein Profil

Für diese Position suchen wir eine Persönlichkeit, die mit Leidenschaft und Freude zu einer positiven und energiegeladenen Arbeitsatmosphäre beiträgt. Entscheidend ist, dass du zur Kultur von Brand Masters passt – du bist „The Real Deal“.

Du arbeitest gerne im Team, ergreifst Eigeninitiative und bist anderen oft einen Schritt voraus. Du bist pragmatisch, anpassungsfähig und gehst souverän mit Veränderungen und Herausforderungen um. Zudem arbeitest du äußerst strukturiert und reagierst schnell und zuverlässig auf Anfragen.

Darüber hinaus bringst du mit:

• Pro aktive und mitdenkende Arbeitsweise sowie relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Hohe Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung und Bereitschaft, bei Bedarf auch außerhalb der Bürozeiten erreichbar zu sein

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office